Elk bedrijf met personeel is verplicht een personeelsadministratie bij te houden. Maar wat houdt dat in? En hoe ziet een goede administratie eruit? Kort gezegd bevat uw personeelsadministratie alles wat nodig is om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren. Dat zijn persoonsgegevens, verslagen van rapportages en de gemaakte plannen en afspraken.

Persoonsgegevens

De basis van elk personeelsdossier bestaat uit persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als naam, adres en woonplaats (NAW) en alles wat daarbij hoort. Maar ook de kopie van het identiteitsbewijs, getekende contracten en functiebeschrijvingen vallen onder persoonsgegevens. Kortom, je hebt een overzicht van wie iemand is en wat hij voor het bedrijf doet.

rapportage

Nadat iemand in dienst is getreden, zijn er meerdere momenten per jaar waarop u en uw werknemer kijken ‘hoe het gaat’. Is hij nog steeds tevreden? Ben jij nog steeds tevreden? Aan welke doelen werkt u samen? Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, maar ook waarschuwingen en afspraken ter verbetering leg je vast in het personeelsdossier. Zo kun je altijd terugkijken op wat er besproken is. Dat is belangrijk, want als er geschillen ontstaan, is dit de basis waarop je juridische stappen zou kunnen ondernemen. Ook verlof- en verzuimregistratie vallen onder dit ‘kopje’.

Plannen en afspraken

Naast wie iemand is, wat hij doet en hoe hij functioneert, legt u vast welke afspraken er zijn gemaakt over secundaire arbeidsvoorwaarden. Hieronder vallen ook zaken die aan de werknemer zijn verstrekt, zoals een telefoon of laptop van de zaak of een leaseauto. Ook informatie over pensioen en ziektekosten wordt hier vastgelegd.

Rechten en plichten

Als het gaat om persoonsgegevens zijn er nogal wat wetten en regels in Nederland. Die zijn vastgelegd in de GDPR. Zo mag je dit soort gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk en ben je verplicht te zorgen voor een passende beveiliging. Daarnaast hebben werknemers het recht om hun gegevens in te zien en wijzigingen door te geven.

Pavo HR helpt bij de personeelsadministratie

Het opzetten en inrichten van de personeelsadministratie is een hele klus. Maar als het systeem goed werkt, is het eenvoudig om meer medewerkers toe te voegen. Op een goed fundament kun je verder bouwen. Daarom helpen wij bedrijven graag met het opzetten en inrichten van de personeelsadministratie. U kunt dit dan zelf bijhouden. Een andere optie is dat wij de administratie van u overnemen. U geeft de wijzigingen aan ons door en wij regelen de rest. Zo heeft u uw handen vrij voor uw core business, terwijl wij met u en uw personeel meebewegen.